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Legalización de avances

  • Una vez utilizados los recursos dados por la Universidad para los respectivos avances que se tramitaron ante la Unidad Administrativa, según su naturaleza se debe consolidar el trámite legalizando la ejecución financiera de los recursos en 5 días hábiles presentando los  requisitos documentales según sea el caso.
  •  La Unidad Administrativa / Tesorería no publica los formatos en el espacio de esta página puesto que Gerencia Financiera y Administrativa emana nuevas versiones de los formatos necesarios para nosotros operar, pero para cada trámite existen guías de ruta para encontrarlos fácilmente, puesto que estos no cambian de lugar en la página de dicha dependencia.

Para la adquisición de bienes y/o servicios

Presentar los siguientes formatos:

U-FT-12.004.036 - Listado tarifas retefuente por renta e IVA 

U-FT-12.004.068 - Legalización de avances para adquisición de bienes y servicios

Dar click para descargar ruta para encontrar los formatos necesarios para legalizar la adquisición de bienes y/o servicios por avance.

 Click para ir a la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Tenga en cuenta

  • La Universidad Nacional de Colombia, en virtud del artículo 3 del Decreto 2627 del 28 de diciembre de 1993, tiene derecho a la devolución del IVA que pague por los bienes y servicios que adquiera en desarrollo de su objeto social, es por eso que la Universidad, exige el cumplimiento del total de los requisitos de facturación a los proveedores responsables del IVA que pertenecen al régimen común, ya que los del régimen simplificado no están obligados a facturar. Por lo anterior, a continuación se relacionan los requisitos de la factura de venta que están reglamentados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
  • Requisitos de la Factura de Venta (Art. 617 del Estatuto Tributario modificado por la Ley 223 de 1995 en su Art. 40).
  • Para efectos tributarios, la expedición de la factura a que se refiere el artículo 617, consiste en entregar el original de la misma con el lleno de los siguientes requisitos: 
  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón social del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  4. Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios. (Siempre deberá estar expedida a nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA NIT 899.999.063-3).
  5. NIT del adquiriente de los bienes o servicios, (Siempre deberá estar expedida a nombre de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA NIT 899.999.063-3).
  6. Discriminación del IVA pagado.
  7. Numeración consecutiva de las facturas de venta.
  8. Fecha de su expedición.
  9. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  10.    Valor total de la operación.
  11.    El nombre o razón social del impresor de la factura.
  12.    NIT del impresor de la factura.
  13.    Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Los requisitos de los numerales 1, 2, 3, 7, 11 y 12, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

  • Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

Otros requisitos adicionales de control técnico como son: 

  • Número y fecha (día/mes/año) de la resolución con la cual la DIAN otorga la autorización de la facturación y el rango de numeración autorizada (prefijos y numeración), ya que esta cuenta con una vigencia de dos (2) años.
  • Es de anotar que la observancia de los requisitos antes mencionados es dispensable para la devolución del Impuesto a las Ventas, por lo tanto los funcionarios de la Universidad que realicen pagos a nombre de la Universidad por concepto de avances, deben revisar su cumplimiento.
  • En el encabezado van los datos del profesor quien recibe y de la resolución que se envía cuando se hace el giro.
  • En el valor del presupuesto autorizado a legalizar no se debe incluir el 4 x mil que aparece en la resolución.
  • En la tabla se relaciona cada uno de los proveedores a quienes se le paga por el bien o el servicio. 

Se debe anexar: 

  • Copia de la resolución.
  • Facturas o cuentas de cobro en original.
  • Copia del RUT de los proveedores, o cédula si son persona natural.
  • Consignación de retención de impuestos (aplica para compras desde $803.000 y servicios a partir de $119.000) Valores a 2016.  

 

 

Para los gastos de viaje de estudiantes o profesores invitados o visitantes

Presentar los siguientes formatos:

U-FT-12.004.066 - Declaración explícita Otros conceptos - Para uno o más de un beneficiario

 U-FT-12.005.003 - creación y actualización de terceros.

Dar click para descargar ruta para encontrar los formatos necesarios para legalizar gastos de viaje de estudiantes o profesores invitados o visitantes.

 Click para ir a la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

Tener en cuenta:

  • En el encabezado van los datos del profesor que recibe y de la resolución que se le envía cuando se hace el giro. 
  • En el valor del presupuesto autorizado a legalizar no se debe incluir la contribución del 4 x mil que aparece en la resolución.
  • En la tabla van los datos y firma de cada estudiante o visitante (por favor tener precaución al diligenciar estos datos ya que si alguno queda mal se deben volver a conseguir todas las firmas). 

Se debe anexar: 

  • Copia de la resolución.
  • Certificado de participación o estadía (si es un evento al que se asiste o una pasantía en otra institución).
  • Consignación de retención de impuestos.  
  •  Si algún estudiante recibe $803.000 o más, le aplica retención en la fuente de 3.5%. (Valor a 2016) 

Nota:

  • Las retenciones de los visitantes deben verificarse con la tesorería al momento de solicitarse el avance dado que aplican varias tarifas.
  •  Se debe solicitar la creación de los terceros (proveedores, profesores visitantes, estudiantes) en el sistema. esto se hace en la página de la gerencia (www.gerencia.unal.edu.co) - allí está en enlace en la página principal, se diligencia el formato "creación de terceros" y se escanea junto al documento de identificación o el formato recibo de pago en un solo archivo para cargarlo. (esto aplica para proveedores, profesores visitantes, estudiantes). los proveedores se marcan como "otro"  "legalizar", no como proveedor.

 

 

Para los viáticos de docentes o administrativos de planta

Se debe presentar el siguiente formato:

U-FT-12.004.067 - declaración explícita para viáticos de funcionarios docentes y administrativos

Click para descargar ruta para encontrar los formatos necesarios para legalizar comisiones docentes o administrativos de planta.

 Click para ir a la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

  • En el valor del presupuesto autorizado a legalizar no se debe incluir la contribución del 4 x mil que aparece en la resolución. 

Se debe anexar:

  • Copia de la resolución.
  • Certificado de participación o estadía (si es un evento al que se asiste o visita en otra institución).

 

 

Para los gastos de viaje de contratistas

Se debe presentar el siguiente formato:

  • U-FT-12.004.036 - Listado tarifas retefuente por renta e IVA
  • U-FT-12.004.065 - Declaración explícita para gastos de transporte y estadía de contratistas.

Hacer click aquí para encontrar los formatos de legalización de avances de contratistas.

 Click para ir a la página de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

 En el valor del presupuesto autorizado a legalizar no se debe incluir la contribución del 4 x mil que aparece en la resolución. 

Se debe anexar: 

  • Copia de la resolución.
  • Certificado de participación o estadía (si es un evento al que se asiste o una visita en otra institución).
  • Consignación de retención de impuestos (para calcular la retención en la fuente de contratistas se debe utilizar el formato adjunto "liquidador de retención en la fuente".