Escudo de la República de Colombia Escudo de la República de Colombia

Tipos de avances según su naturaleza

  • Información de esta sección  basada en la Resolución 1566 de 14 de Octubre del 2009 emanada por Rectoría: "Se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia". 
  • Por favor antes de diligenciar la solicitud de Avance tenga en cuenta las siguientes definiciones y proceda de acuerdo a cada caso. 
  • Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en otros casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios.
  • Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.
  • Auxilio de Viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación
  • Auxilio o gasto de marcha: Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario.
  • Gastos de transporte y estadía: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.
  • Gastos por concepto de adquisición de bienes y/o servicios: Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos y fines establecidos en el marco de proyectos e iniciativas aprobadas por Consejo de Facultad de Ciencias. El solicitante debe revisar en el Sistema Financiero QUIPU, el estado de ejecución presupuestal del proyecto y/ó iniciativa para determinar si existen recursos disponibles para elaboración del avance.
  • Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

Formatos para solicitud de Avances

  • Dar click aquí para descargar la ruta para encontrar los formatos necesarios para la radicación de solicitud de Avances. La Unidad Administrativa / Tesorería no publica los formatos en el espacio de esta página puesto que Gerencia Financiera y Administrativa emana nuevas versiones de los formatos necesarios para nosotros operar, aunque estos no cambian de lugar en la página de dicha dependencia.
  1. Formato: U-FT-12.002.022 - Solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances para personal de planta.
  2. Formato: U-FT-12.002.023 - Solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas.
  3. Formato: U-FT-12.004.010 - Autorización de descuento por avance no legalizado.

Tener en cuenta según la naturaleza de los avances radicar los siguientes formatos:

  • Para solicitud de Avance para Adquisición de bien y/o servicio formatos uno y tres. 
  • Para solicitud de Avance para Salida de Campo diligenciar formatos uno y tres. 
  • Para solicitud de Avance para comisiones docente diligenciar formatos uno y tres, adicionando el formato de Comisión de Decanatura. Este formato se debe solicitar en el correo decanatur_fcbog@unal.edu.co
  • Para solicitud de Avance para apoyos estudiantiles diligenciar los tres formatos uno y tres. 
  • Para solicitud de Avance para Contratistas diligenciar sólo el formato dos. Tener en cuenta que la ODS, debe estar vigente, poseer saldo y la cláusula debe describir los gastos de trasportes y estadía.

Definiciones clave

  • Por favor antes de diligenciar la solicitud de Avance tenga en cuenta las siguientes definiciones y proceda de acuerdo a cada caso. 
  • Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en otros casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios.
  • Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.
  • Auxilio de Viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación
  • Auxilio o gasto de marcha: Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario.
  • Gastos de transporte y estadía: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.
  • Gastos por concepto de adquisición de bienes y/o servicios: Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos y fines establecidos en el marco de proyectos e iniciativas aprobadas por Consejo de Facultad de Ciencias. El solicitante debe revisar en el Sistema Financiero QUIPU, el estado de ejecución presupuestal del proyecto y/ó iniciativa para determinar si existen recursos disponibles para elaboración del avance.
  • Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

¿A qué personas se puede asignar un avance?

  • Funcionarios, docentes y administrativos activos en la Universidad.
  • Contratistas que tengan orden  contractual vigente, saldo en la respectiva orden y en esta se manifieste la cláusula de gastos de transporte y estadía.

 

 

Viáticos y gastos de viaje (comisiones docentes o administrativos).

  • Se otorga una comisión de servicios a un docente o administrativo, donde deberá especificar el nombre y apellidos del comisionado, el número del documento de identidad, cargo, asignación mensual (asignación básica y gastos de representación), objeto y lugar en el que va a cumplir la comisión, el número de días de la comisión, fecha de salida y retorno. Para ordenar el gasto de los viáticos y gastos de viaje, será necesario especificar el tipo de transporte, valor diario de los viáticos, valor total de los viáticos y gastos de viaje.
  • Comisiones de servicios para que los docentes y administrativos puedan desplazarse a sitios diferentes a su Sede habitual de trabajo. Los viáticos y gastos viaje se liquidarán de acuerdo con la asignación básica y gastos de representación.
  • Comisión de servicios para docentes y administrativos que asistan a eventos deportivos o culturales en representación de la Universidad. En este caso, los viáticos y gastos de viaje se podrán autorizar hasta por el valor equivalente a la base de liquidación que corresponda a tres punto cinco (3.5) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes para eventos dentro o fuera del territorio nacional.
  • Los viáticos y gastos de viaje de los docentes y administrativos vinculados en medio tiempo o de cátedra se liquidarán con base en el salario que les correspondería en dedicación de tiempo completo.
  • Los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje autorizados para viajes al exterior se liquidarán y pagarán con la tasa representativa del mercado (TRM) del día en que se registre presupuestalmente el gasto, lo cual deberá quedar indicado en la resolución de ordenación de gasto. En todo caso, el valor a pagar no podrá superar el valor del registro presupuestal.
  • Se podrá conceder en forma simultánea hasta tres (3) avances a un mismo docente o administrativo, para cualquiera de los fines establecidos en la Resolución No. 1566 del 14 de octubre de 2009, emanada por la Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia. 

Auxilio o gasto de marcha y auxilio de viaje (Salidas estudiantiles)

Salidas de campo y otras salidas que involucran estudiantes

  • El auxilio o gasto de marcha por día será autorizado por el Consejo de Facultad hasta un máximo de medio (0.5) SMLDV (salario mínimo legal diario vigente) por estudiante, según lo establezca la Dirección de Bienestar Universitario de la respectiva Sede, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario.  
  •  El auxilio o gasto de marcha se reconocerá únicamente cuando el estudiante deba pernoctar en el lugar de la práctica y éste se encuentre a cincuenta (50) kilómetros o más de la ciudad habitual de vinculación del estudiante. 
  • El valor del auxilio de viaje para representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional corresponde a la suma de siete (7) SMLDV salarios mínimos diarios legales por día de desplazamiento a ciudades diferentes a la Sede de vinculación del estudiante de conformidad con el Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 004 del 2000 y las normas que lo subroguen, modifiquen o adicionen. 
  • El valor del auxilio de viaje para los becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares y estudiantes vinculados a proyectos de investigación será la suma de siete (7) SMLDV salarios mínimos diarios legales por día de desplazamiento a ciudades diferentes a la Sede de vinculación del estudiante. 
  • El valor del auxilio de viaje para estudiantes que asistan a eventos académicos, científicos, artísticos, culturales o deportivos en representación de la Universidad será hasta por el valor equivalente a la base de liquidación que corresponda a tres punto cinco (3.5) SMLMV de la escala de viáticos establecida en el Decreto anual que expide el Departamento Administrativo de la Función Pública, para eventos dentro o fuera del territorio nacional.

 

 

Gastos de transporte y estadía (contratistas)

  • Se podrán conceder gastos de transporte y estadía a contratistas, siempre y cuando en la respectiva orden contractual, estos hayan sido autorizados, exista saldo suficiente para cubrir el valor del avance y se haya pactado que el tesorero a quien haga sus veces realice el descuento cuando el avance no sea legalizado oportunamente.
  • A los contratistas de la Universidad Nacional de Colombia que deban desplazarse del domicilio contractual para cumplir con el objeto de una orden contractual, se aplicará el equivalente de la escala de viáticos establecida en el decreto expedido anualmente por el Departamento Administrativo de la Función Pública, por el cual se fijan las respectivas escalas de viáticos en vigencia tomando como base el valor mensualizado de la orden contractual.
  • El Interventor o supervisor de la orden contractual ejercerá el control sobre el cumplimiento del objeto del avance autorizado al contratista así como de su legalización.
  • Durante el tiempo del desplazamiento y hasta que se legalice el avance no se tramitarán pagos al contratista, si estos llegarán a afectar el saldo necesario para atender el descuento en caso de no ser legalizado el avance.
  • No se autorizarán gastos de transporte y estadía a contratista que tengan pendiente la legalización de avances anteriores, a menos que se trate de una ampliación del número de días requeridos para la actividad que se está realizando. 

Avances para adquisición de bienes y servicios.

  • Se podrá conceder avances para adquisición de bienes y servicios, únicamente a docentes y administrativos.
  • Se podrá autorizar avances para la adquisición de bienes y servicios requeridos por la Universidad para atender erogaciones urgentes e imprescindibles cuando la obligación deba ser satisfecha por exigencias del proveedor, de estricto contado. Así mismo, cuando las condiciones de compra ofrezcan ventajas financieras especiales por la cancelación contra entrega o que por la ubicación del proveedor no se pueden atender mediante órdenes contractuales. Este tipo de avances deben estar debidamente justificados, sustentados y su carácter excepcional debe explicarse en la motivación del acto administrativo que lo autoriza.

Viáticos y gastos de viaje (otros conceptos).

  • Desplazamiento de los miembros de los Consejos, diferentes a representantes estudiantiles, a nivel de Facultad, Sede o Nacional, que no sean empleados de la Universidad. Los viáticos y gastos de viaje se podrán autorizar hasta por el valor máximo establecido en la escala de viáticos.
  • Desplazamiento del personal no vinculado a la carrera profesoral universitaria, para realizar actividades académicas en las modalidades de profesores ad-honorem: adjuntos, especiales o temporales. En este caso, los viáticos y gastos de viaje se podrán autorizar hasta por el valor máximo establecido en la escala de viáticos.
  • Desplazamiento de profesores visitantes de otras universidades o instituciones de investigación o de educación superior nacionales o extranjeras de reconocido prestigio, o personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística, han sido invitados por la Universidad a participar en actividades de investigación, formación o extensión. En este caso, los viáticos y gastos de viaje se podrán autorizar hasta por el valor máximo establecido en la escala de viáticos aplicable en el territorio nacional.
  • Para los evaluadores externos en el marco de la promoción docente y de la productividad académica se tendrán en cuenta las tarifas aplicadas por la Universidad, previo pronunciamiento del Comité Interno de Asignación de Puntaje respecto a la base que se utilizará para su liquidación.