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Secretario de la Facultad

Nombre: Helber De Jesus Barbosa Barbosa

Ubicación : Edificio 476 Secretaría Facultad de Ciencias

Correo Electrónico: hdbarbosab@unal.edu.co

Teléfono: 3165000 ext. 15602

Horario de atención: Cita previa

 

Son del secretario de la Facultad de Ciencias, las estipuladas en el artículo 40 del estatuto general de la universidad nacional de Colombia, acuerdo 011 del CSU del 2005“El secretario ejercerá las funciones que se prevean en la organización académico-administrativa y en los estatutos internos y reglamentos de la universidad y, en particular, las siguientes”

  • Colabora con el decano en la administración de la Facultad y responder ante él por el cumplimiento de sus funciones
  • Actúa como secretario del Consejo de Facultad y demás cuerpos colegiados de la Facultad, de acuerdo con su estructura.
  • Elabora las actas, las resoluciones y otros actos emanados del Consejo de Facultad, de la decanatura y de los cuerpos colegiados de la Facultad, según la reglamentación que se encuentre vigente.
  • Organiza y responder por archivo de la Facultad, los libros de actas, los registros de notas de los estudiantes y las hojas de vida del personal académico.
  • Autoriza con su firma los documentos y certificados de la Facultad.
  • Acredita mediante resolución, previo cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios, a los miembros elegidos y designados del Consejo de Facultad y demás cuerpos colegiados de ella, conforme a las normas y reglamentos de la universidad.
  • Colabora en la organización de los claustros académicos.

 

 

Secretario Ejecutivo

RESPONSABLE ACTUAL: MARÍA MARGARITA PINZÓN MÁRQUEZ Extensión: 15643Correo: mmpinzonm@unal.edu.coHorario atención: 8:00am a 12:00m y de 2:00pm a 5:00pm 

Funciones:

  • Relatoría, recepción, correspondencia de consejo de la Facultad de Ciencias, elaboración de pre Acta y Actas y entrega final para firma del Secretario y el Decano.
  • Genera la correspondencia de la dirección de la facultad.
  • Atención telefónica y personal de usuarios externos, docentes, estudiantes y funcionarios administrativos.
  • Administra el correo electrónico institucional de la Secretaria de Facultad (secraca_fcbog@unal.edu.co).

 

 

 

Recepción

RESPONSABLE ACTUAL: ELSA MARINA SANCHEZ MESA
Extensión: 15630
Correo: emsanchezm@unal.edu.co
Horario: 8:00am a 12:00m y de 2:00pm a 5:00pm

  • Atender Personalmente y Telefónicamente a estudiantes, docentes y público en general
  • Recepcionar y radicar diariamente la correspondencia recibida en la Secretaria de facultad
  • Entregar correspondencia, al personal de la secretaria para los trámites correspondientes.
  • Notificar las Resoluciones de los Consejos Superior Universitario, Académico, de Sede y del Comité de Resolución de Conflictos de la Facultad.
  • Escanear, entregar, relacionar y archivar notificaciones de las resoluciones entregadas en la secretaria.
  • Relacionar y archivar avisos de notificación de los estudiantes y docentes notificados por correo electrónico
  • Enviar copia de las resoluciones, vía correo electrónico a los directores de los diferentes departamentos.
  • Descargar toda la correspondencia enviada por la Secretaria a otras dependencias.
  • Fijar y desfijar en las carteleras la información ordenada por la facultad y demás dependencias de la universidad.
  • Relacionar las verificaciones de título de los estudiantes de la facultad, solicitadas por las empresas, en el área de certificaciones
  • Solicitar la asistencia para la instalación de equipos nuevos y el mantenimiento de los mismos
  • Elaborar los oficios de envío de circulares, memorandos a otras dependencias de la universidad.
  • Realizar los pedidos de papelería e insumos de oficina requeridos por esta dependencia y entrega de la misma al personal de la secretaria.

 

 

Archivo

RESPONSABLE ACTUAL: BLANCA ELISA VARGAS RODRÍGUEZ EXTENCION: 15630CORREO: bevargasr@unal.edu.coHorario de atención: 7:00am a 12:00pm y de 2:00pm a 4:00pm

Funciones:

  • Acompaña a la División de Archivo y Correspondencia en el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental en las oficinas de la Facultad.
  • Capacita al personal de apoyo de la Facultad de Ciencias.
  • Colabora en la División de Archivo y Correspondencia la actualización de las Tablas de Retención Documental.
  • Verifica que el personal de las oficinas esté implementando la metodología de aplicación de TRD y el uso de las unidades de conservación de archivo aprobadas para tal fin.
  • Aplica los mecanismos de seguimiento y control de las actividades programadas.
  • Presenta informe de los avances de la aplicación de las Tablas de Retención Documental en la Facultad de Ciencias.
  • Colabora con la División de Archivo y Correspondencia con las Actas de Entrega de las Oficinas de la Facultad.
  • Colabora con la División de Archivo y Correspondencia con los traslados de los Archivo Acumulado de la Facultad de Ciencias.
  • Colabora en las transferencias del Archivos de Gestión de las Oficinas de la Facultad de Ciencias.
  • Entrega las unidades de conservación (cajas y carpetas) a las dependencias de la Facultad de Ciencia.
  • Realiza toda la metodología de la implementación de la Tabla de Retención Documental (clasificación de acuerdos a la TRD, organización del Archivo, depuración, Limpieza Documental, marcación de unidades de Conservación) en la Secretaria de la Facultad.
  • Busca información para la Secretaria de Facultad, para la dependencia de la Facultad, de la universidad y entidades externas.

Cronograma Recepción de Documentos para Casos Estudiantiles y Docentes

•    Asuntos de Personal Académico: Todos los viernes de 8:00 a.m a 12:00m.

•    Asuntos Curriculares Pregrado y Posgrado: todos los martes de 8:00 a.m. a 12:00m.

•    Asuntos Dirección de Facultad: Todos los martes hasta las 4p.m