• Es una de las formas de Vínculo Contractual que celebra la Universidad en el marco de la Resolución 1551 del 2014 realizada por la Rectoría para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuantía no exceda los 800 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

Clasificación de la Órdenes Contractuales según la cuantía comprometida: 

1. Mínimas: De 0 a 20 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes

2. Menores: De mayor de 20 a 160 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes

3. Superiores: De mayor de 160 y a 800 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes

Requisitos exigidos para cada persona:

ver: Requisitos personas Naturales

ver: Requisitos personas Jurídicas

• Primero: Identificar la necesidad de contratación Responsable: Dependencia/proyecto solicitante.

• Segundo: Realizar la Invitación, evaluación y selección del contratista Responsable: Dependencia/proyecto solicitante.  

Atención:

• Invitación directa a presentar oferta para orden contractual (Aplica para órdenes menores, superiores y contratos, ordenes mínimas no es necesario).   Proyectos de Código QUIPU que inician en : 80, 90, 30 y 31.

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s)  (Aplica para órdenes menores, superiores y contratos, ordenes mínimas no es necesario). Proyectos de Código QUIPU que inician en : 80, 90, 30 y 31.                                                                           

• Si el código QUIPU asignado a su proyecto empieza por los dígitos 20, es decir, es un proyecto de investigación, pertenece a la empresa 2063. Es obligatoria la invitación escrita y evaluación de oferta sin importar la cuantía del vínculo contractual. 

• Tercero: Solicitar requisitos documentales según la persona natural o jurídica, con el oferente elegido con quién se quiera establecer vínculo contractual: Responsable: Dependencia/proyecto solicitante.

• Cuarto: Elaborar  el formato de Solicitud de Orden Contractual 

• Quinto: Recibir y verificar la solicitud de contratación y demás requisitos documentales anexos Responsable: Unidad administrativa.

• Sexto: Asignar presupuesto y generar CDP Responsable: Unidad administrativa.

• Séptimo: Elaborar la orden contractual: Responsable: Unidad administrativa.

• Octavo:  Perfeccionamiento y legalización de la orden contractual vía correo electrónico: Responsable: Partes interesadas.

Contratos

• Es una de las formas de vínculo contractual que celebra la Universidad en el marco de la Resolución 1551 del 2014 realizada por la Rectoría para crear, modificar o extinguir obligaciones cuya cuantía es superior a ochocientos (800) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes.

Los contratos exige presentar requisitos básicos de las Órdenes Contractuales de personas Naturales o Jurídicas según con que persona se establezca el vínculo, adicionando:

1. Mínimo Tres Invitaciones Escritas  Formato: U-FT-12.002.001

2. Adquisición Póliza de Cumplimiento

3. Estudio de Mercado Formato: U-GU-12.002.002 - Elaboración de estudio de mercado

4. Realización de Estudios Previos.

5. Pliego de Condiciones que contenga mínimo:

• El objeto a contratar

• Los aspectos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por la Universidad

• La modalidad de selección

• El cronograma del proceso

• Los criterios objetivos de selección

• La metodología de evaluación desagregada y los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes.

• Los criterios claros y precisos de decisión para el caso de empate, que deberán considerar la preferencia por el oferente de origen nacional

•  El presupuesto excepto en los casos de negociación global de precios i) Las razones y causas que generarían el rechazo de la oferta o la declaratoria de desierto del proceso de invitación

• Las condiciones de celebración del contrato

• Los mecanismos de cobertura del riesgo.

En términos generales las órdenes contractuales y contratos contienen las siguientes cláusulas, pueden variar según la naturaleza del vínculo contractual, es decir, si el contratista es persona Natural o Jurídica y/ó se establece una orden de prestación de servicios (ODS) y/ó órdenes de compra(ODC): 

• Obligaciones especificas del contratista

• Obligaciones de la Universidad

• Plazo de ejecución

• Forma de pago

• Lugar de ejecución

• Inhabilidades e incompatibidades

• Caducidad

• Sistema de seguridad y parafiscales

• Supervisión / interventoría

• Responsable de la supervisión

• Riesgos Laborales

• Cumplimiento del manual de salud ocupacional de la universidad

• Sistema integrado de gestión académica aditiva y ambiental de la UNAL de Colombia

• Suspensión de orden contractual o contrato

• Cesión de orden contractual o contrato según sea el caso

• Adición, modificación y prórroga

• Solución de controversias contractuales

• Exclusión de relación laboral y autonomía

• Multas

• Cláusula penal

• Notas

• Garantías

• Perfeccionamiento, legalización y ejecución

• Recomendación al ordenador del gasto

• En la ventanilla de recepción de la Unidad Administrativa, edificio 476, entregar los  requisitos documentales, sean personasNaturales o Juridícas del oferente elegido  y seleccionado, que soporten el perfil requerido por la dependencia o interventor de proyecto, adicionando según la clasificación en cuantía del vínculo contractual:

• Solicitud de Orden Contractual: Formato U-FT-12.002.002  (Este formato se debe entregar en la radicación de requisitos documentales para establecer todo vínculo contractual) .

• Invitación directa a presentar oferta para orden contractual: Formato U-FT-12.002.001 (Aplica para órdenes menores, superiores y contratos).

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual Formato U-FT-12.002.039 (Aplica para órdenes menores, superiores y contratos).

• Solicitud de Orden Contractual: Formato U-FT-12.002.002  (Este formato se debe entregar en la radicación de requisitos documentales para establecer todo vínculo contractual) .

• Invitación directa a presentar oferta para orden contractual: Formato U-FT-12.002.001 (Aplica para órdenes menores, superiores y contratos)

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual Formato U-FT-12.002.039 (Aplica para órdenes menores, superiores y contratos)

Los anteriores formatos, con esta guía podrá encontrarlos fácilmente encontrar los formatos necesarios en la página de la Gerencia.

Click aquí para acceder a la guía

• Una vez radicado los requisitos documentales y formatos (de acuerdo al trámite) debidamente diligenciados y completos, en aproximadamente 10 días hábiles se legalizará y perfeccionará el vínculo contractual.

• Documentos y formatos mal diligenciados o incompletos y/o no cumplimiento de requisitos será causal de devolución de documentos.

• Para tener en cuenta:

• Verificar en la página web de la Gerencia de la Universidad Nacional de Colombia la versión actual de formatos diligenciados (de invitación, solicitud de orden contractual, estudio de mercado) 

• De éstas acciones depende el éxito de su proceso contractual.

Si el vínculo contractual supera 20 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes es decir, es una orden menor, superior o es un contrato, se notifica vía correo electrónico al contratista asignado por el interventor del vínculo contractual para realizar las siguientes acciones:

• El contratista  debe acercarse a la Unidad Administrativa de la Facultad, edificio 476, firmar el documento donde se manifiesta las cláusulas del vínculo contractual.

• Realizar copia de dicho documento anterior para adquirir una Póliza de Cumplimiento con la aseguradora de su preferencia.

¿Qué debe contener y asegurar la póliza de cumplimiento?

• La póliza debe contener datos personales correctos del contratista, exponer a la Universidad Nacional de Colombia como contratante.

• Debe mencionar el objeto estipulado en la orden contractual o contrato y el número de la orden

• Cubrimiento de garantías expuestas en la orden contractual o contrato

• Atención: El plazo de cubrimiento de la póliza no tomar el día de realización de la orden contractual o contrato, tomar el día de realización de la póliza.

• Realizado el aseguramiento el contratista debe entregar la póliza en el menor tiempo posible a la Unidad Administrativa con su respectivo recibo que coincida con los datos de la póliza

• Este paso depende el perfeccionamiento de su orden contractual.

Contacto para mayor información

• La Unidad Administrativa consolida el vínculo contractual vía correo electrónico. Se envía copia de la orden contractual o contrato según sea el caso, donde se manifiesta las cláusulas y fecha de inicio de las obligaciones entre las  partes.

• En caso que sea un vínculo de Orden de servicio que prestará una persona natural, esta se afiliará a una Aseguradora de Riegos Laborales (ARL) si el vínculo contractual supera un mes.

Requisitos Básicos para la vinculación contractual: 

• Fotocopia cédula ciudadanía o extranjería del oferente.

• Copia del certificado del registro único tributario (RUT), expedido por la DIAN, con los datos actualizados. La actividad económica que se mencione en este documento debe ser acorde al servicio a prestar a la Universidad Nacional.

• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, con expedición inferior a 90 días contados a partir de la presentación de la oferta (para persona natural con establecimiento de comercio).

• En caso que el contratista sea Funcionario Público, éste debe poseer Hoja de Vida  registrada en el sistema SIGEP, si no la tiene la Universidad Nacional de Colombia proporcionará un usuario para su debido registro.

• En caso de solicitar una Orden de compra, anexar la cotización del bien a adquirir es obligatorio.

• En caso de solicitar una Orden de servicio, anexar soportes de la experiencia adquirida de acuerdo o en relación a la actividad o servicio a ejercer en la Universidad Nacional.

• En caso de una Orden de servicio, es necesario presentar fotocopia de los títulos o certificaciones académicas obtenidas de acuerdo al perfil requerido por el interventor.

Anexar el siguiente formato diligenciado: 

• Solicitud de Orden Contractual, formato U-FT-12.002.002  (Este formato es diligenciado por el interventor). Es fundamental que los datos diligenciados sean legibles o fáciles de entender. Los correos electrónicos que se solicitan en el formato son el medio principal de comunicación para realizar notificaciones o llamados, por favor estar pendiente a estos en todo el proceso contractual.

Órdenes Mínimas tanto de servicio como de compra: Su cuantía es menor a 20 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes:

Presentar requisitos básicos adicionando:    

• Oferta o invitación verbal o escrita por parte del posible contratista (si es verbal no requiere adjuntar ningún documento.

Si el código QUIPU asignado a su proyecto empieza por los dígitos 20, es decir, es un proyecto de investigación o extensión, pertenece a la empresa 2063. Es obligatoria la oferta o invitación escrita. 

 Observaciones:

• No será obligatoria la presentación de oferta escrita para la contratación de servicios profesionales,  técnicos, asistenciales o de apoyo a la gestión prestados por personas naturales.

• Será obligatoria la oferta escrita para bienes, obras, y para servicios especializados de asesoría, interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos.

• Requieren liquidación según su naturaleza.

Órdenes Menores: Mayores a 20 y menores a 160 SMLMV.

Presentar requisitos básicos adicionando: 

• Mínima una Invitación Escrita Formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.001

• Solicitud de Orden Contractual: Formato U-FT-12.002.002  (Este formato lo diligencia el interventor).

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.039

• Adquisición Póliza de Cumplimiento

Observaciones:

• No será obligatoria la invitación escrita para los casos en que aplique alguna de las causales de  selección directa estipuladas en el presente Manual.

• No será obligatoria la presentación de oferta escrita para la contratación de servicios profesionales, técnicos, asistenciales o de apoyo a la gestión prestados por personas naturales.

• Será obligatoria la oferta escrita para bienes, obras, y para servicios especializados de asesoría,  interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos.

• Se debe enviar informe de evaluación de propuesta(s) a los oferentes, y otorgarles un término para  que formulen observaciones.

Órdenes Superiores: Mayores a 160 y menores a 800 SMLMV.

Presentar requisitos básicos adicionando: 

• Mínimo Tres Invitaciones Escritas formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.001 

• Solicitud de Orden Contractual: Formato U-FT-12.002.002  (Este formato lo diligencia el interventor).

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.039

• Adquisición Póliza de Cumplimiento.

Observaciones:

• No será obligatoria la invitación escrita para los casos en que aplique alguna de las causales de  selección directa estipuladas en el presente Manual.

• No será obligatoria la presentación de oferta escrita para la contratación de servicios profesionales,  técnicos, asistenciales o de apoyo a la gestión prestados por personas naturales.

• Será obligatoria la oferta escrita para bienes, obras, y para servicios especializados de asesoría,  interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos.

• Se debe enviar informe de evaluación de propuesta(s) a los oferentes, y otorgarles un término para  que formulen observaciones.

• Certificado de existencia y representación legal, de la Cámara de Comercio, con expedición inferior a 90 días contados a partir de la presentación de la oferta.

• Certificado expedido por el revisor fiscal.(si está obligado a tenerlo) o en caso contrario por el representante legal, en el que conste que se encuentra al día en los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, con expedición inferior a 30 días, contados a partir de la presentación de la oferta.

• Copia legible de la cedula del representante legal.

• Copia del certificado del registro único tributario (RUT), expedido por la DIAN, con los datos actualizados.

• Fotocopia de la tarjeta profesional del revisor fiscal (si está obligado a tenerlo).

• En caso que el contratista sea Funcionario Público, éste debe poseer Hoja de Vida  registrada en el sistema SIGEP, si no la tiene la Universidad Nacional de Colombia proporcionará un usuario para su debido registro.

Adicionando el siguiente formato diligenciado:

• Solicitud de Orden Contractual, formato U-FT-12.002.002  (Este formato es diligenciado por el interventor). Es fundamental que los datos diligenciados sean legibles o fáciles de entender. Los correos electrónicos que se solicitan en el formato son el medio principal de comunicación para realizar notificaciones o llamados, por favor estar pendiente a estos en todo el proceso contractual.

Órdenes Mínimas: Menores a 20 SMLMV.

Presentar requistos básicos adicionando:

• Oferta verbal o escrita por parte del posible contratista(si es verbal no requiere adjuntar ningún documento).

Órdenes Menores: Mayores a 20 y menores a 160 SMLMV.

Presentar requisitos básicos adicionando:

• Mínimo Una Invitación Escrita formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.001 

• Solicitud de Orden Contractual: Formato U-FT-12.002.002  (Este formato lo diligencia el interventor).

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.039

• Adquisición Póliza de Cumplimiento.

Órdenes Superiores: Mayores a 160 y menores a 800 SMLMV.

Presentar requisitos básicos adicionando: 

• Mínimo Tres Invitaciones Escritas formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.001

• Solicitud de Orden Contractual: Formato U-FT-12.002.002  (Este formato lo diligencia el interventor).

• Informe de evaluación de propuesta(s) recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual formato U-FT-12.002.039

• Adquisición Póliza de Cumplimiento.

Observaciones:

• No será obligatoria la invitación escrita para los casos en que aplique alguna de las causales de  selección directa estipuladas en el presente Manual.

• No será obligatoria la presentación de oferta escrita para la contratación de servicios profesionales,  técnicos, asistenciales o de apoyo a la gestión prestados por personas naturales.

• Será obligatoria la oferta escrita para bienes, obras, y para servicios especializados de asesoría,  interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos.

• Se debe enviar informe de evaluación de propuesta(s) a los oferentes, y otorgarles un término para  que formulen observaciones.

• El supervisor y/o interventor de la orden contractual o contrato presentará al ordenador del gasto o al comité de contratación respectivamente, la solicitud y justificación escrita, el informe parcial de supervisión y/o interventoría y la justificación exponiendo las razones por las cuales se requiere la adición y la cuantía de la misma, anexando el certificado de disponibilidad presupuestal.

• La solicitud, la justificación, el informe parcial de supervisión y/o interventoría y el certificado de disponibilidad presupuestal se pondrán a consideración del comité de contratación respectivo para que recomiende la suscripción de la adición cuando se trate de contratos y en el ordenador del gasto en el caso de órdenes contractuales.

• Las adiciones se perfeccionan con la suscripción de las partes y el registro presupuestal respectivo. Para su legalización y ejecución se requerirá, cuando a ello haya lugar, la ampliación de la garantía constituida y el pago de los impuestos, tasas y contribuciones.

• Será responsabilidad del jefe de contratación o quien haga sus veces, informar al supervisor y/o interventor y al contratista, a través de cualquier medio escrito, la fecha a partir de la cual se han cumplido todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización.

Parágrafo:

• En ninguna circunstancia la adición modificará la competencia delegada en razón a la cuantía y será suscrita por el ordenador del gasto o delegado para el contrato inicial. De igual manera se aplicará cuando la Universidad actúe como contratista y tampoco implicará la modificación de los requisitos con los que nació a la vida jurídica la orden contractual o contrato.

• El supervisor y/o interventor presentará al ordenador del gasto o al comité de contratación, según se trate de órdenes contractuales o contratos, la solicitud escrita, el informe parcial de supervisión y/o interventoría y la justificación exponiendo las razones por las cuales se requiere la prórroga y el tiempo de la misma.

• La solicitud, la justificación y el informe parcial de supervisión o interventoría, se pondrán a consideración del comité de contratación respectivo para que recomiende la suscripción de la adición cuando se trate de contratos y al ordenador del gasto en el caso de órdenes contractuales.

• Las prórrogas se perfeccionan con la firma de las partes. Para su legalización y ejecución requiere la ampliación de la garantía constituida y el pago de los impuestos, tasas y contribuciones, cuando a ello haya lugar.