Escudo de la República de Colombia Escudo de la República de Colombia

ALCANCE - PLAN DE CONTINGENCIA UNIDAD ADMINISTRATIVA FACULTAD DE CIENCIAS

Dando alcance al correo remitido el pasado 19 de marzo del presente y atendiendo las disposiciones de la circular 007 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa se informa que a partir del 26 de marzo de 2020, los lineamientos para radicación de documentos de cumplidos y legalizaciones en la Facultad de Ciencias son:

El Interventor o Supervisor del Contrato:

  1. Deberá revisar los documentos enviados por el contratista garantizando que los mismos cumplan con los requisitos para el pago; lo anterior, en cumplimiento de la responsabilidad delegada en el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad.

  2. Si los documentos cumplen los requisitos para el pago, el Interventor o Supervisor deberá enviarlos al correo electrónico dispuesto por la sede o unidad respectiva para la recepción y radicación de estos. Dichos documentos deben ser enviados desde el correo electrónico institucional del interventor o supervisor, como aval de la autorización del pago. De lo contrario, es decir, si los documentos no corresponden o presentan alguna inconsistencia en la información, deberá devolverlos al correo electrónico del contratista con las observaciones correspondientes, para que este a su vez realice las validaciones y los ajustes a que haya lugar.

  3. En lo posible, se deben enviar los documentos soporte para pago firmados. En los casos en que no sea posible remitir dichos documentos firmados, el envío por correo electrónico será el aval definitivo para la recepción de estos.


Radicación Cumplidos:

  • El interventor y/o supervisor remitirá un cumplido por cada correo, identificando el tipo de contrato, el número y el año al correo tesoreria_fcbog@unal.edu.co, ejemplo ASUNTO: CUMPLIDO RAG 123 2020, esto facilitará la identificación y seguimiento en el correo de la tesorería, al momento de la liquidación de la Orpa y su respectiva revisión, aprobación y autorización en el sistema financiero QUIPU

Radicación Legalizaciones:

  • Remitir scaneados los soportes para REVISIÓN a los correos tesoreria_fcbog@unal.edu.co, sdiazt@unal.edu.co, hamorad@unal.edu.co
    ASUNTO: REVISIÓN LEGALIZACIÓN RAG 123

  • Una vez corregidas las inconsistencias se remitirán a los correos antes mencionados ASUNTO: CORRECCIÓN LEGALIZACIÓN RAG 123

  • Se solicita amablemente atender:

    1. Todos los documentos deben venir en un solo archivo formato PDF, scaneados con la calidad que permita revisarlos

    2. Tener en cuenta las indicaciones de envió, asunto y correos para que pueda ser más eficiente el trámite en la Tesorería, para facilitar el seguimiento del trámite.

Para el mes de abril y atendiendo lo señalado por la Resolución No. 241 del 13 de marzo de 2020 “Por la cual se ordena la suspensión de términos de las actuaciones administrativas para el nivel Nacional, Sede Bogotá, Sede Manizales, Sede Medellín, Sede Palmira, Sede La Paz y Sedes de presencia Nacional de la Universidad Nacional de Colombia por el periodo comprendido entre 6 y el 8 de Abril de 2020 inclusive”, se pagará el 02 de abril de 2020.


Solicitud de Facturas: 

Para la radicación y emisión de facturas se realizará el siguiente procedimiento:

RADICACIÓN SOLICITUD DE FACTURAS: 

  • El director del proyecto a través de su correo institucional remite el formato de solicitud de factura (WORD), a los correos:  tesoreria_fcbog@unal.edu.co; olarenasr@unal.edu.co  ASUNTO: SOLICITUD FACTURA

  • Se emitirá la factura y será firmada y enviada vía correo electrónico al director de proyecto el día que se realicen pagos,  2 de abril.

  • El director del proyecto enviará a un correo válido de la entidad la factura, solicitando acuse de recibo, que dé cuenta de que el documento fue efectivamente recibido, teniendo en cuenta las fechas de recepción de documentos de las entidades y evitar la anulación de la factura emitida.